Комплектація, придбання, видача та утримання ЗІЗ гарантується працівникам підприємств з небезпечними і шкідливими умовами праці на підставі ст.8 згаданого раніше Закону «Про охорону праці», а також ст. 163 трудового Кодексу. Необхідно відзначити, що всі засоби ІЗ видаються працівникові безкоштовно. У своїх рішеннях і діях роботодавець грунтується на Положення (затверджене наказом №53 24.03.2008г. Держгірпромнагляд), яке відображає порядок видачі ЗІЗ, а також галузеві норми видачі спецодягу в Україні. Посилання роботодавця на те, що підприємство не державне, а є його приватною власністю, в питанні забезпечення спецодягом не правомірні. Безкоштовне забезпечення ЗІЗ працівників стосується підприємств будь-якої сфери економічної діяльності.
У свою чергу нормативні документи України враховують вимоги Європейського Економічного Співтовариства, в директиві якого (від 30.11.1989 89/656 / ЄЕС) відображені мінімальні запити до засобів ІЗ для забезпечення охорони здоров'я працівника на його робочому місці.
Типові норми спецодягу не можуть в повній мірі врахувати всі індивідуальні особливості роботи виробництва і шкідливих факторів умов праці. Тому роботодавець за погодженням з представниками трудового колективу, може змінити норми видачі, види спецодягу, а також терміни видачі ЗІЗ. Це рішення повинно бути відображено в колективному договорі працівників підприємства. Погіршення захисних властивостей одягу, а також перевищення їх терміну служби при цьому не допускається.
Розділ III «Положення про порядок видачі ЗІЗ» регламентує порядок придбання захисного одягу, робочого взуття та інших засобів особистого захисту. Рекомендується купувати спецодяг тільки у тих суб'єктів господарської діяльності, які надають якісну сертифіковану продукцію, що має позитивний висновок санепідемслужби.
На підприємстві повинна бути створена постійно діюча комісія мінімум з трьох осіб для прийому і перевірки ЗІЗ, їх відповідності ГОСТам, ДСТУ, ТУ. До складу комісії входять: представники адміністрації, особа, яка відповідає за техніку безпеки на виробництві, особа, яка відповідає за постачання спецодягом, і уповноважений представник робочого колективу.
Після проведення перевірки ЗІЗ, що надходять в користування, члени комісії складають і затверджують своїми підписами Акт про перевірку засобів ІЗ.
В акті повинні бути відображені такі моменти:
- найменування спецодягу, взуття і їх кількість;
- відповідність засобів захисту сертифікатами і актам санепідемслужби;
- зауваження і висновки комісії.
Під час перевірок контролюючими органами роботи служби охорони праці зазначені документи часто підлягають перевірці, тому повинні перебувати в наявності на підприємстві.