Як вести облік спецодягу на підприємстві?

Охорона праці працівників на виробництві є однією з найважливіших складових робочого процесу. Заходи з охорони праці націлені на забезпечення безпеки виробничого процесу, запобігання можливого впливу негативних виробничих і природних факторів на здоров'я людини, а також на профілактику різних професійних захворювань. Досягнення цілей охорони праці неможливо без забезпечення працівників засобами захисту (спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ).

Причому в законі про охорону праці відображена вимога застосування тільки тих засобів індивідуального захисту, які мають сертифікати якості державного зразка та позитивний висновок санітарно-епідеміологічної служби. Слід підкреслити, що без цих підтверджуючих відповідність захисних засобів державним вимогам документів, витрати на придбання ЗІЗ можуть бути виключені з податкового обліку.

Як правильно проводити облік засобів індивідуального захисту?

Для обліку спецодягу на підприємстві на кожного працівника, який отримує засоби індивідуального захисту, заводиться особова картка встановленого зразка, в якій фіксується отримання і здача ЗІЗ працівником.

Витрати підприємства на спецодяг та інші ЗІЗ можна віднести до валових витрат, але тільки при дотриманні деяких умов:
Перша головна умова - це дотримання встановлених галузевих (типових) норм видачі спецодягу;
друге - працівник повинен бути пов'язаний з підприємством трудовим договором. Співробітники, пов'язані з підприємством цивільно-правовими договорами, також можуть забезпечуватися засобами захисту. Ці витрати можуть бути віднесені до складу витрат за цивільно-трудовими договорами, якщо необхідність використання ЗІЗ обговорена в договорі між працівником і роботодавцем. Працівники, зайняті на виконанні робіт, не врахованих в нормативних галузевих документах, можуть бути забезпечені спецодягом з ініціативи підприємства, але віднести вартість спецодягу на господарські потреби не представляється можливим.

Бухгалтерський облік спецодягу залежить від її вартості, а також термінів використання.

Якщо передбачуваний експлуатаційний термін спеціального захисного одягу не перевищує одного року - такі засоби відносяться до малоцінних і швидкозношуваних (МБП). Для їх обліку користуємося однойменним двадцять другим рахунком. Далі працівники бухгалтерії повинні вести облік кількості предметів спецодягу на місцях експлуатації протягом терміну їх використання.

Якщо передбачуваний термін експлуатації спецодягу перевищує дванадцять місяців, то такий спецодяг відноситься до основних засобів (МНМА - що означає малоцінних необоротних матеріальних активів). При придбанні підлягає обліку на сто п'ятдесят третьому субрахунку, а після видачі слід скористатися субрахунком сто дванадцятим. Для бухгалтерського обліку вартість МНМА строго не обмежується, але в більшості випадків не слід перевищувати межу в розмірі двох з половиною тисяч гривень.

Податковий облік

Податок на прибуток

Податковий кодекс України в статті 140 дає чітке формулювання, в якій зазначено, що витрати на забезпечення працівників спецодягом, необхідної для виконання його професійних обов'язків в межах норм встановлених галузевими документами, включаються в структуру податкових витрат.

ПДВ

В Законі України про податок на додану вартість сказано (пп.7.4.1), що товари, придбані з метою їх подальшого використання в господарській діяльності, входять до складу операцій з податкового кредиту. Виходячи з того, що забезпечення працівників спецодягом на основі нормативних документів є обов'язковою умовою ведення господарської діяльності, то суми, витрачені на сплату ПДВ при покупці ЗІЗ, також є частиною податкового кредиту.

Податкові зобов'язання в зв'язку з придбаним спецодягом з'являються тільки тоді, коли при звільненні працівник залишає спецодяг (термін експлуатації якої не закінчився) в своєму користуванні. У цьому випадку передача спецодягу прирівнюється до її продажу і обкладається ПДВ.

Податок з доходів

Спецодяг, яким безкоштовно забезпечується працівник для виконання своїх трудових обов'язків, не відноситься до його доходу, так як залишається власністю підприємства. Звільнення від прибуткового податку стосується тільки тих осіб, які отримали спецодяг на основі нормативних документів і колективного договору. Якщо спецодяг видається працівникові в більшій кількості, вона переходить в розряд доходу працівника і оподатковується.

До оподатковуваного доходу також переходить спецодяг, який не втратила свій термін експлуатації, яка залишається у працівника при його звільненні. Оскільки одяг є доходом, вираженим в негрошовій формі, то в розрахунок береться початкова вартість одягу, збільшена на розрахунковий коефіцієнт. Формула визначення коефіцієнта приведена в Законі про податки.

Податкове законодавство передбачає різні суми штрафів за порушення правил обліку, а також оподаткування придбаного товару, в тому числі спецодягу та інших засобів індивідуального захисту.