Как вести учет спецодежды на предприятии?

Охрана труда работников на производстве является одной из важнейших составляющих рабочего процесса. Мероприятия по охране труда нацелены на обеспечение безопасности производственного процесса, предотвращение возможного влияния негативных производственных и природных факторов на здоровье человека, а также на профилактику различных профессиональных заболеваний. Достижение целей охраны труда невозможно без обеспечения работников средствами защиты (спецодежды, спецобуви и других СИЗ).

Причем в законе об охране труда отражено требование применения только тех средств индивидуальной защиты, которые имеют сертификаты качества государственного образца и положительное заключение санитарно-эпидемиологической службы. Следует подчеркнуть, что без этих подтверждающих соответствие защитных средств государственным требованиям документов, затраты на приобретение СИЗ могут быть исключены из налогового учета.

Как правильно проводить учет средств индивидуальной защиты?

Для учета спецодежды на предприятии на каждого работника, получающего средства индивидуальной защиты, заводится личная карточка установленного образца, в которой фиксируется получение и сдача СИЗ работником.

Расходы предприятия на спецодежду и другие СИЗ можно отнести к валовым расходам, но только при соблюдении некоторых условий:
первое главное условие – это соблюдение установленных отраслевых (типовых) норм выдачи спецодежды;
второе – работник должен быть связан с предприятием трудовым договором. Трудящиеся, связанные с предприятием гражданско-правовыми договорами, также могут обеспечиваться средствами защиты. Эти затраты могут быть отнесены к составу расходов по гражданско-трудовым договорам, если необходимость использования СИЗ оговорена в договоре между работником и работодателем. Работники, занятые на выполнении работ, не учтенных в нормативных отраслевых документах, могут быть обеспеченны спецодеждой по инициативе предприятия, но отнести стоимость спецодежды на хозяйственные нужды не представляется возможным.

Бухгалтерский учет спецодежды зависит от ее стоимости, а также сроков использования.

Если предполагаемый эксплуатационный срок специальной защитной одежды не превышает одного года – такие средства относятся к малоценным и быстроизнашивающимся (МБП). Для их учета пользуемся одноименным двадцать вторым счетом. Дальше работники бухгалтерии должны вести учет количества предметов спецодежды на местах эксплуатации в течение срока их использования.

Если предполагаемый срок эксплуатации спецодежды превышает двенадцать месяцев, то такая спецодежда относится к основным средствам (МНМА – что означает малоценные необоротные материальные активы). При приобретении подлежит учету на сто пятьдесят третьем субсчете, а после выдачи следует воспользоваться субсчетом сто двенадцатым. Для бухгалтерского учета стоимость МНМА строго не ограничивается, но в большенстве случаев не следует превышать границу в размере двух с половиной тысяч гривен.

Налоговый учет

Налог на прибыль

Налоговый кодекс Украины в статье 140 дает четкую формулировку, в которой указано, что расходы на обеспечение работников спецодеждой, необходимой для выполнения его профессиональных обязанностей в пределах норм установленных отраслевыми документами, включаются в структуру налоговых расходов.

НДС

В Законе Украины о налоге на добавленною стоимость сказано (пп.7.4.1), что товары, приобретенные с целью их дальнейшего использования в хозяйственной деятельности, входят в состав операций по налоговому кредиту. Исходя из того, что обеспечение работников спецодеждой на основе нормативных документов является обязательным условием ведения хозяйственной деятельности, то суммы, потраченные на уплату НДС при покупке СИЗ, также являются частью налогового кредита.

Налоговые обязательства в связи с приобретенной спецодеждой появляются только тогда, когда при увольнении работник оставляет спецодежду (срок эксплуатации которой не истек) в своем пользовании. В этом случае передача спецодежды приравнивается к ее продаже и облагается НДС.

Налог с доходов

Спецодежда, которой бесплатно обеспечивается работник для выполнения своих трудовых обязанностей, не относится к его доходу, так как остается собственностью предприятия. Освобождение от подоходного налога касается только тех лиц, которые получили спецодежду на основе нормативных документов и коллективного договора. Если спецодежда выдается работнику в количестве большем нормативного, она переходит в разряд дохода работника и облагается налогом.

К налогооблагаемому доходу также переходит спецодежда, не утратившая свой срок эксплуатации, которая остается у работника при его увольнении. Поскольку одежда является доходом, выраженным в неденежной форме, то в расчет берется начальная стоимость одежды, увеличенная на расчетный коэффициент. Формула определения коэффициента приведена в Законе о налогах.

Налоговое законодательство предусматривает различные суммы штрафов за нарушения правил учета, а также налогообложения приобретенного товара, в том числе спецодежды и других СИЗ.